El organizador no te confirma el espacio sin póliza de responsabilidad civil
Quién la exige: El organizador de la exposición o el recinto ferial, como condición para confirmar el espacio contratado
El seguro de responsabilidad civil para expositores cubre los daños que tu empresa cause al recinto, a los visitantes y a los stands vecinos durante el montaje, los días de exhibición y el desmontaje. Lo exige el organizador de la feria como condición para confirmar el espacio contratado, y la vigencia debe abarcar desde el ingreso al recinto hasta la entrega del espacio, no solo los días que abre la expo.
- Tiempo de emisión
- 24 horas con los datos completos, y en casos urgentes el mismo día
- Sumas aseguradas que piden los contratos
- 1, 3, 5 millones de pesos
- Documentos que piden las aseguradoras
- Carta, contrato o reglamento del organizador donde consta el requisito y la suma asegurada
- Datos fiscales de la empresa expositora
- Fechas de montaje, exhibición y desmontaje
- Ubicación del recinto, número y superficie del stand
- Descripción de lo que harás en el stand: demostraciones, degustaciones, sorteos, maquinaria en operación
- Datos de la empresa montadora contratada, si la hay
Referencia de mercado, no recomendación ni tarifa. Cómo se determina.
Tu póliza empresarial de siempre puede no servir en el recinto
Es el error más frecuente y el que más tarde se descubre. Una empresa que ya tiene contratada su responsabilidad civil anual asume que va cubierta a la feria, manda la carátula al organizador y ahí se entera de que no la aceptan.
La razón suele estar en la cláusula de ubicaciones. Muchas pólizas empresariales amparan la responsabilidad que se origina en las instalaciones declaradas al contratar —la planta, la bodega, las oficinas— y no extienden automáticamente esa cobertura a un stand montado durante cinco días dentro de un recinto que no es tuyo.
No siempre es así y no conviene suponerlo en ninguna de las dos direcciones. Revisa la especificación de tu póliza antes de comprometerte con el organizador: si la ubicación temporal está amparada, no necesitas nada más; si no lo está, se resuelve con un endoso o con una póliza acotada al evento, y ambas cosas toman tiempo que conviene no gastar la semana previa.
Si no montas con personal propio, tu instalador debe ir nombrado
Frente al recinto, el titular del espacio eres tú. Si la empresa que contrataste para armar tu stand raya un muro, sobrecarga una instalación eléctrica o deja caer una estructura sobre el stand vecino, la reclamación llega primero a quien contrató el espacio.
La póliza contempla esa situación con la cobertura de contratistas independientes, pero no de forma automática: se analiza caso por caso y la empresa o la persona instaladora debe quedar nombrada en la póliza. Un montaje hecho por alguien que no es tu personal y que no aparece en el documento es precisamente el hueco que deja descubierta la parte más física del riesgo.
Así que al cotizar, dilo con nombre y apellido: quién va a montar, si es personal propio o contratado, y la razón social de la montadora. Y revisa por separado el reglamento del recinto, porque además puede exigirle a ella su propia constancia para darle acceso al área de montaje: son dos trámites distintos que conviene no confundir.
Dos coberturas que casi nadie pide y que resuelven los siniestros típicos
Hay dos partidas de esta póliza que rara vez aparecen en la conversación y que corresponden a lo que de verdad se reclama en un recinto.
La primera son las maniobras de carga y descarga. El andén es zona de golpes: cajas pesadas, montacargas prestados, prisa, y vehículos de otros expositores y de proveedores estacionados a centímetros. Esta póliza cubre los daños que causes a vehículos ajenos durante esas maniobras, que es un supuesto que la gente asume cubierto por otra cosa y no lo está.
La segunda son los anuncios y carteles de publicidad alusivos al evento. Un banner colgado, una lona sobre pasillo, una estructura publicitaria en la entrada: el uso y la tenencia de esa señalización tiene su propia responsabilidad, y si algo se desprende no responde el recinto, respondes tú.
La ventana real es más larga que la expo
El calendario que importa para la póliza no es el que aparece en la invitación. Empieza el día que tu gente o tu montadora entran al recinto y termina cuando entregas el espacio libre, que suele ser de madrugada y con prisa, que es justamente cuando ocurren los golpes al piso y a los muros.
Si emites la vigencia solo para los días de exhibición, esas dos ventanas quedan descubiertas. Pide las fechas exactas de acceso y de entrega al organizador y cotiza sobre esas, no sobre las de apertura al público.
Lo que pasa en tu stand y lo que pasa después
Esta póliza responde por el daño que ocurre en la feria: el visitante que se lesiona, la demostración que falla, el equipo que daña el piso. No responde por lo que haga tu producto después, ya en manos del cliente que se llevó una muestra.
Esa segunda exposición es responsabilidad civil de productos y se contrata aparte. Si en la feria vas a entregar muestras para consumo o uso posterior, conviene revisar las dos coberturas juntas y no solo la del evento.
Qué cubre
- Responsabilidad civil por tus actividades y por el espacio que ocupas dentro del recinto: daños a visitantes, a los stands vecinos y a las instalaciones
- Daños a vehículos de terceros durante las maniobras de carga y descarga
- Responsabilidad civil por la instalación y el desmontaje de estructuras y del stand
- Responsabilidad civil por el uso y la tenencia de anuncios y carteles de publicidad alusivos al evento
- Responsabilidad civil por contratistas independientes, sujeta a análisis caso por caso y a que la empresa o persona instaladora quede nombrada en la póliza
- Gastos de defensa jurídica
Qué no cubre
Decirlo por adelantado evita la reclamación que se rechaza y el cliente que se pierde.
- Los daños a tu propio stand, a tu mercancía y a tu equipo exhibido: la responsabilidad civil responde por el daño a terceros, no por lo tuyo
- El robo de la mercancía o del equipo en exhibición
- Los daños que cause tu producto después de la feria, ya en manos del cliente, que corresponden a responsabilidad civil de productos
- Las actividades que no se declararon al contratar
Preguntas frecuentes
Contraté una montadora externa. ¿Cómo queda cubierta?
Si el montaje no lo hace tu personal, la empresa o la persona instaladora tiene que quedar nombrada expresamente en tu póliza: la cobertura de contratistas independientes se analiza caso por caso y no opera de forma automática. Avísalo desde la cotización, con el nombre o la razón social de la montadora. Y revisa aparte el reglamento del recinto, porque además puede exigirle a ella su propia constancia para autorizarle el acceso al área de montaje.
Mi empresa ya tiene una póliza anual de responsabilidad civil. ¿Me sirve para la expo?
Depende de cómo esté suscrita, y conviene revisarlo antes de asumir que sí. Muchas pólizas empresariales amparan la responsabilidad derivada de las instalaciones declaradas —tu planta, tus oficinas— y no cubren de forma automática una ubicación temporal en un recinto ferial. Revisa la cláusula de ubicaciones o pide a tu agente que confirme si la feria queda amparada; si no, se resuelve con un endoso o con una póliza por evento.
Voy a dar degustaciones de mi producto en el stand. ¿Cambia algo?
Sí, y hay que declararlo antes de contratar. Servir alimentos o bebidas en piso, operar maquinaria o entregar muestras son actividades con exposición propia, y si la póliza se emite sin conocerlas el daño que provoquen puede quedar fuera. Declararlas permite que la aseguradora las analice y te diga con qué alcance quedan amparadas, que es información que conviene tener antes de la feria y no después.
El organizador pide que lo nombren en la póliza. ¿Se puede?
Sí, es un requisito común en ferias. Se solicita al momento de emitir, no después: agregarlo a una póliza ya expedida implica endosarla y volver a tramitar la constancia. Manda el texto exacto de lo que pide el organizador junto con los demás datos de la cotización.
¿Desde cuándo debe estar vigente la póliza?
Desde el primer día en que tu personal o tu montadora ingresan al recinto, no desde que abre la expo al público. Buena parte de los daños al recinto y a los stands vecinos ocurren durante el montaje y el desmontaje, y una vigencia que solo cubre los días de exhibición deja esas horas fuera.
Voy a exponer en una feria en el extranjero. ¿Esta póliza me cubre allá?
No de forma automática. La responsabilidad civil derivada de tu participación en ferias fuera de México se suscribe aparte, junto con la de los productos que exhibes o entregas allá. En «RC para exportadores» explicamos cómo funciona la cobertura por país de destino.
Participo en cuatro o cinco ferias al año. ¿Una póliza por cada una?
No necesariamente. Cuando la participación es recurrente conviene comparar una póliza anual que ampare las ferias del ejercicio contra el costo de emitir una por evento, que además implica repetir el trámite cada vez y correr el riesgo de que en alguna no llegue a tiempo la constancia.
Qué determina el precio de tu póliza
No publicamos tarifas porque cada caso se suscribe por separado. Pero sí podemos decirte qué mira la aseguradora para fijar la prima, que es lo que te permite llegar preparado y comparar propuestas con criterio.
- La superficie del stand y el número de días de exhibición
- Si haces demostraciones de producto, degustaciones o entregas de muestra en piso
- Cuánto personal propio estará atendiendo el stand
- Si contratas montadora externa o armas el stand con personal propio
- La suma asegurada que exija el organizador o el reglamento del recinto
- Si se contrata por evento o como póliza anual para todas las ferias del año
Cotiza tu póliza
Empecemos por lo que más define tu situación:
¿Alguien te está pidiendo esta póliza?
Son dos pasos y no pedimos datos personales en el primero. ¿Prefieres escribir? Mándanos un WhatsApp.
Con qué aseguradoras trabajamos este riesgo
GMX, Chubb, Berkley, Zurich, Axa, Mapfre, HDI Global, Seguros El Potosí, Seguros Afirme. Presentamos propuestas de varias para que la decisión se tome comparando, no sobre una sola opción.